Studiu de caz: Optimizarea distributiei de produse cu Ideal SFA

Luna aceasta va prezentam un studiu de caz realizat asupra unui client care este distribuitor de produse de uz casnic, la nivel regional. Clientul avea o problema des intalnita si la alte persoane care activeaza in domeniul distributiei, aceea de a avea o neconcordanta intre stocurile aflate in depozit si documentatia exacta a agentului de vanzari. In urma analizei pe care am facut-o asupra situatiei, i-am recomandat aplicatia software Ideal SFA pentru a avea o viziune de ansamblu a intregii activitati de distributie. Citeste mai jos cum s-a imbunatatit fluxul operatiunilor ulterior implementarii aplicatiei si care sunt caracteristicile functionale ale produsului.

1. Problema clientului

Prin specificul activitatii de distributie, diversele sortimente cuprinse in portofoliu clientului nu erau intotdeauna evidentiate ca atare in gestiune. Apareau astfel probleme la variantele de culori ale aceluiasi produs care nu intra in gestiune de la furnizori ca produse separate si apareau in stoc ca un singur sortiment.

Fluxul operatiunilor in acea perioada:

  • Comenzile se preluau manual de la client si se aduceau la sediul firmei in fiecare dupa-amiaza;
  • Fiecare agent avea o situatie cu facturile de incasat de la clientii de pe ruta si chitantier. Incasarile se predau la sediul firmei in fiecare zi pe baza unui borderou centralizator;
  • Comenzile se predau catre depozit, unde gestionarul pregatea marfa si facea modificarile necesare conform produselor pe care le avea in stoc. Astfel, daca agentul specifica pe o comanda ca doreste sa se factureze un anumit tip de produs (ex. o anumita culoare), gestionarul pregatea marfa conform acestor specificatii;
  • Comenzile pregatite se predau la biroul de facturare unde erau emise documentele de livrare.

Ce a dorit clientul?

  • Optimizarea si organizarea activitatii de livrare si incasare;
  • Eficientizarea muncii de pe teren;
  • Eficientizarea fluxului de operatiuni din depozit – pregatire comenzi si facturare.

2. Solutia noastra

In urma analizei pe care am efectuat-o asupra problemei clientului, am hotarat ca cea mai buna solutiei este pachetul cu aplicatia software Ideal SFA. Acest pachet a fost compus din doua parti:

Componente hardwaredonau invest

  • Tableta
  • Imprimanta mobila

Componente software

  • Ideal SFA licenta utilizator
  • Ideal SFA BackOffice

Aplicatia Ideal SFA este solutia software pentru automatizarea vanzarilor, fiind compatibila cu orice tip de dispozitiv mobil, smartphone sau tableta, cu sistem de operare Android. Poti tine usor evidenta clientilor, sa facturezi rapid comenzile si sa verifici istoricul comenzilor, livrarilor si platilor.

Fluxul operatiunilor dupa implementarea aplicatiei:

  • Agentii preiau comenzile de la client cu ajutorul tabletei si a aplicatiei Ideal SFA. Atunci cand exista o comanda cu o cerere speciala (ex. o anumita caracteristica a sortimentului respectiv), aceasta este introdusa intr-un camp special creat pentru fiecare produs, denumit “Observatii”;
  • Comenzile sunt transmise catre depozit, unde marfa se pregateste tinand cont de dorintele clientilor si apoi validate la facturare;
  • Agentii emit chitantele catre client utilizand modulul Ideal SFA pentru imprimare mobila. Astfel se eficientizeaza atat munca agentului (dispar greselile) cat si munca operatorului de la sediu, care pana la implementarea Ideal SFA trebuia sa verifice si sa opereze fiecare chitanta in parte in contabilitate. Chitantele sunt tiparite automat la imprimanta mobila si transmise in contabilitate, iar la inchiderea zilei agentul tipareste borderoul de incasari pe baza caruia preda banii.

3. Concluziile studiului de caz

  1. Prin utilizarea aplicatiei Ideal SFA se obtine optimizarea vanzarilor de pe teren, precum si eficientizarea intregului flux operational din cadrul activitatii clientului.
  2. Agentii au acces mult mai usor la informatii detaliate referitoare la portofoliul de produse care in varianta clasica “pe hartie” era greu de gestionat.
  3. Se pot vizualiza rapoarte specifice pe fiecare client in parte – istoric de comenzi, istoric de incasari.
  4. Munca personalului din depozit este semnificativ eficientizata odata cu implementarea Ideal SFA.
  5. Gratie implementarii Ideal SFA sunt eliminate complet operatiunile de verificare a chitantelor emise de agenti si introducere manuala a incasarilor in contabilitate.
  6. Multumita Ideal SFA este maximizata utilizarea celei mai pretioase resurse: timpul.

Contacteaza-ne daca doresti sa primesti o solutie software adaptata nevoilor companiei tale.

4. Prezentarea detaliata a solutiei Ideal SFA

Procesul de facturare sau comandare de produse poate deveni anevoios daca agentul de vanzari dispune de o lunga lista de produse sau clienti. Optiunea Cautare in nomenclatoarele de produse si de clienti o puteti lua in considerare atunci cand folositi aplicatia Ideal SFA.

Cautarea unui client

In momentul in care doriti sa gasiti un client anume din lista de clienti disponibila trebuie sa accesati din meniul principal al aplicatiei butonul “Clienti”, dupa care sa apasati butonul de “Operatii” (dreapta – sus) si din lista afisata alegeti operatiunea “Cauta”.

ideal sfa

 

agent de vanzari

Cautarea de produs

In procesul de adaugare de produse in lista comandata aveti posibilitatea sa cautati un produs dupa denumire sau codul produsului, care este inclus in denumire. Pentru asta trebuie sa selectati bara portocalie din josul listei si sa tastati numele produsului sau codul dorit si sa apasati pe simbolul “lupa”.

soft pentru vanzari

Adaugarea unui produs pe comanda

Dupa ce ati gasit produsul cautat, introduceti numarul de bucati dorite, iar in campul de “Observatii” scrieti cerintele specifice clientului.

soft vanzari

Comanda finalizata

ideal sfa

Incasarea unui sold

Din meniul principal, mergeti in sectiunea “Clienti”, selectati clientul pentru care doriti sa faceti incasarea si apasati butonul “Sold”. Selectati soldul sau soldurile ce urmeaza sa fie incasate si apasati pe butonul “Incasare”. Ultima etapa presupune alegerea tipului de incasare, suma incasata si finalizati prin actionarea butonului “Ok”.

ideal sfa ideal sfa donau invest

Operatiuni efectuate la sediu – pregatirea comenzilor si facturare

Odata ce sunt transmise comenzile, acestea pot fi tiparite si transmise catre depozit pentru a fi pregatite. Astfel se eficientizeaza si munca personalului din depozit, gestionarii pot pregati marfa pe parcursul zilei odata cu primirea comenzilor, in loc sa astepte sa ajunga agentii de pe teren.

Cu ajutorul Ideal SFA BackOffice, comenzile primite pot fi vizualizate atat ca lista centralizata cat si detaliat, pot fi listate in forma de comanda, pentru a fi pregatite si ulterior transmise catre programul de gestiune in vederea emiterii de facturi.

Desigur, transmiterea catre programul de gestiune poate fi efectuata fara pasul intermediar de listare a comenzilor, insa in acest caz a fost o cerinta a clientului nostru datorata specificului activitatii sale.

Mai jos este o lista a comenzilor transmise de un agent, vizualizata in IdealSFA BackOffice:

comenzi agent de vanzari

Comanda listata pentru pregatirea marfii de la depozit arata asa:

ideal sfa

 

Multumita aplicatiei Ideal SFA, clientul a beneficiat de maximizarea celei mai importante resurse dintr-o afacere: timpul. Activitatea agentilor a fost eficientizata prin simplificarea pasilor urmati si prin accesul „all in one” la informatiile necesare.

Contacteaza-ne daca doresti sa primesti o solutie software adaptata nevoilor companiei tale.